Personendaten laufen durch mehr Systeme, als je jemand dokumentiert hat: ein CRM, ein Newsletter-Tool, ein Analyse-Dienst, ein Formular, das seit Jahren in ein Postfach schreibt. Ein Teil davon liegt auf Servern ausserhalb der Schweiz und der EU, und ob dafür ein Vertrag existiert, weiss niemand mit Sicherheit. Solange nichts passiert, fällt das nicht auf. Es fällt genau dann auf, wenn jemand Auskunft verlangt, ein Grosskunde vor der Vergabe nachfragt – oder etwas abfliesst.
Was jetzt zu tun ist
Konformität ist keine Frage von Dokumenten, sondern von Wissen: welche Daten Sie erheben, wohin sie fliessen, auf welcher Grundlage und wie lange sie bleiben. Solange diese vier Antworten fehlen, ist jede Datenschutzerklärung eine Vermutung – und im Ernstfall genau die Vermutung, die geprüft wird.
Wir verfolgen den Weg Ihrer Daten durch Ihre echten Systeme statt durch einen Fragebogen und schliessen danach die Lücken, die zählen: Verträge, Löschfristen, Zugriffe. Wo es sinnvoll ist, ziehen wir Daten auf Schweizer Server, die wir selbst betreiben – das macht die Antwort auf die Standortfrage sehr kurz. Einen zweiten Anbieter brauchen Sie dafür nicht.
Ein erstes Gespräch reicht meist, um die zwei, drei Stellen zu benennen, die im Ernstfall zuerst auffallen würden.